Un lien de partage envoyé trop vite, une pièce jointe adressée au mauvais destinataire ou un dossier ouvert à « toute personne disposant du lien » : il suffit d’un clic pour qu’un document interne circule bien au-delà de l’entreprise. Bonne nouvelle, la plupart de ces risques se maîtrisent avec quelques réglages simples, dans les outils que vous utilisez déjà. En entreprise, un intranet sécurisé sur Microsoft 365 permet même de centraliser documents et informations dans un environnement déjà protégé.
Les erreurs de partage les plus fréquentes
La première erreur est aussi la plus courante : le lien public sans date d’expiration. Partagé par mail, transféré, copié dans un message, il reste actif des mois après la fin du projet. La deuxième, c’est la pièce jointe envoyée au mauvais destinataire à cause de l’autocomplétion de la messagerie.
Viennent ensuite les clés USB, qui se perdent ou passent d’un ordinateur à l’autre. Et les services de transfert gratuits, pratiques mais dont on ne maîtrise ni la durée de conservation ni l’hébergement. Pour les bons réflexes de base, Cybermalveillance.gouv.fr propose des fiches claires et à jour.
Les 4 bons réglages, étape par étape
- Choisir qui peut ouvrir le lien. Dans OneDrive, au moment de partager, ouvrez les paramètres du lien. Préférez « Personnes spécifiques » à « Toute personne disposant du lien » : seuls les destinataires choisis pourront ouvrir le fichier, avec leur propre compte. Dans Google Drive, laissez l’accès sur « Limité » et ajoutez les personnes une par une.
- Limiter les droits : Si votre interlocuteur doit seulement lire le document, donnez-lui un accès en lecture, pas en modification. Dans Google Drive, choisissez « Lecteur » ; dans OneDrive, décochez l’autorisation de modifier.
- Mettre une date d’expiration : Pour un partage ponctuel, fixez une date de fin dans les paramètres du lien. Le document ne restera pas accessible indéfiniment.
- Protéger le compte lui-même. Activez la double authentification sur votre compte Microsoft ou Google. Un partage bien réglé ne sert à rien si le compte qui l’a créé est piraté.
Que faire quand le fichier est confidentiel ?
Pour un contrat, des données clients ou des informations RH, ajoutez une couche de protection :
- placez le fichier dans une archive chiffrée, protégée par un mot de passe solide ;
- envoyez ce mot de passe par un autre canal, par exemple un SMS, jamais dans le même mail ;
- vérifiez la liste des destinataires avant d’envoyer, surtout si votre messagerie complète les adresses automatiquement ;
- si l’outil le permet, bloquez le téléchargement d’un document qui doit seulement être consulté.
En entreprise : moins d’outils, mieux sécurisés
À l’échelle d’une entreprise, le vrai risque vient de la dispersion : chaque service adopte son propre outil de partage, et la sécurité doit être réglée outil par outil. La solution la plus efficace consiste à centraliser documents et informations dans l’environnement déjà sécurisé de l’entreprise.
Pour les organisations équipées de Microsoft 365, un intranet construit dessus, comme celui que propose Powell, reprend les mêmes comptes, la même double authentification et les mêmes droits d’accès que le reste des outils. Il n’y a plus un outil de plus à surveiller.
La check-list à garder sous la main
- Partager avec des personnes nommées plutôt qu’avec un lien public.
- Donner un accès en lecture seule par défaut.
- Fixer une date d’expiration aux liens.
- Activer la double authentification sur son compte.
- Chiffrer les fichiers confidentiels et envoyer le mot de passe à part.
