La réalisation d’une facture se fait généralement avec des logiciels spécifiques. Cependant, en cas d’absence de ces moyens qui facilitent sa réalisation, vous pouvez réaliser votre facture à la main sous Word, Excel ou PDF. Comment faire une facture sans logiciel ? Découvrez les différentes astuces pour réaliser une facture sans logiciel.
La réalisation sous Word
À défaut de faire développer une application de gestion adaptée à votre structure pour établir des factures, vous pouvez utiliser Word. La création sous Word consiste à télécharger un modèle de facture préexistant dans Word et à le personnaliser avec les informations de sa société. Il s’agit notamment de :
- Nom de la société ;
- L’adresse de la société ;
- Le numéro SIRET, etc.
En plus de ces informations, vous pouvez ajouter le logo de votre entreprise ainsi que vos coordonnées bancaires. Une fois ce premier exemplaire réalisé, vous pouvez copier le modèle autant de fois que vous le souhaitez pour établir une nouvelle facture. Bien entendu, les informations relatives à la vente et au client seront mises à jour à chaque fois.
La simplicité et la gratuité de cet outil de texte sont ses principaux avantages. Toutefois, il ne permet pas d’avoir un point détaillé sur son chiffre d’affaires et les encaissements. De plus, il ne permet pas de déverser les informations de facturation vers le logiciel de comptabilité, à savoir le chiffre d’affaires, la TVA collectée, etc.
La réalisation sous Excel
Le principe de création de factures sous Excel reste le même que sous Word. Vous créez un modèle que vous pouvez utiliser au besoin. À partir d’un modèle préexistant, vous adaptez les informations sur la facture à celles de votre entreprise.
De plus, vous avez accès à des fonctionnalités qu’on ne retrouve pas forcément sous Word. Ces fonctionnalités vous permettent de faire des additions des lignes de vente ou d’appliquer un taux de TVA automatiquement sur une base hors taxe.
En plus de la gratuité et de la possibilité d’utiliser le modèle à plusieurs reprises, Excel limite beaucoup plus les éventuelles erreurs que Word. De plus, il permet de créer un tableau pour faire un suivi de chiffre d’affaires ou d’analyser les ventes par client, par zone géographique ou par produit.
La réalisation sous PDF
Le PDF vous permet de figer une facture déjà établie sous Word ou sous Excel. Lorsqu’elle est sous format PDF, la facture ne subit aucune modification de mise en page ou de mise en forme lors de l’impression. Pour y arriver, il vous suffit de sélectionner l’option « Transformer en PDF » lors de l’impression du document. Vous pouvez également utiliser des outils en ligne ou hors ligne pour la conversion en PDF.
Les mentions obligatoires
Lors de la réalisation de votre facture sous Word ou sous Excel, assurez-vous d’y faire figurer certaines mentions obligatoires. Il s’agit notamment de :
- L’adresse de facturation ;
- Le nom ou la raison sociale ;
- Le numéro d’identification à la TVA ;
- Le numéro SIRET ;
- Les coordonnées.
Vous devez également inscrire l’adresse de livraison si elle est différente de celle de facturation. En ajoutant les informations légales, le nom ou la dénomination sociale et l’adresse du siège social et de facturation, vous garantissez la fiabilité de votre facture.
Certes, la facture peut se faire à la main, mais il est recommandé d’utiliser les logiciels spécifiques.
La facturation électronique, une évolution que vous ne pouvez plus vraiment ignorer
Word, Excel, PDF… ces trois outils ont longtemps rendu service, et continuent de le faire. Mais soyons honnêtes, ils ont leurs limites, et le contexte réglementaire français est en train de les rendre encore plus visibles. La facturation électronique concerne progressivement toutes les entreprises assujetties à la TVA. Des spécialistes comme RYDGE Conseil accompagnent aujourd’hui des structures de toutes tailles dans cette transition. Avant de paniquer ou de procrastiner, prenez quelques minutes pour comprendre ce qui change concrètement.
Ce que « facturation électronique » veut dire (et ce que ça ne veut pas dire)
Non, il ne s’agit pas simplement d’envoyer un PDF par e-mail, c’est une confusion très répandue, et elle peut coûter cher. Une facture électronique au sens légal est un document structuré, émis et reçu dans un format standardisé permettant un traitement automatisé des données. Le passage obligatoire par des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ou par le portail public Chorus Pro change profondément la façon dont les échanges commerciaux sont tracés.
PDF, UBL, Factur-X… comment s’y retrouver ?
Les formats acceptés ont des noms qui font peur, mais la logique est simple. Factur-X combine un PDF lisible et des données structurées lisibles par une machine, souvent le format de transition privilégié pour les PME. UBL et CII sont des formats 100 % structurés. Votre outil devra obligatoirement prendre en charge l’un d’eux pour être conforme.
FAQ : les questions au sujet de la facturation électronique
Mon entreprise est-elle concernée et à quelle échéance ?
Le calendrier s’échelonne selon la taille de votre entreprise. Vérifiez votre échéance sur le site de la DGFiP ou auprès d’un professionnel.
Dois-je abandonner Excel du jour au lendemain ?
Pas forcément immédiatement, mais anticipez. Plus tôt vous adaptez vos outils, plus la transition sera fluide.
Suis-je obligé de passer par une plateforme privée ?
Non, Chorus Pro reste une option. Mais pour les transactions B2B, une PDP agréée offre souvent plus de souplesse.
